Vagtplan til bosteder: læg planen i journalsystemet

Vagtplan til bosteder behøver ikke at bo i sit eget system, i et regneark eller på en opslagstavle i personalerummet. I Validi ligger vagtplanen sammen med journalen, medicinen og aftalerne — så det system, I alligevel har åbent hele dagen, også viser hvem der er på arbejde i aften, i weekenden og i næste måned. Vagtplansmodulet giver jer månedsoverblik, planlægning med træk og slip, åbne vagter, vagtbytter mellem medarbejdere samt registrering af ferie og fravær — alt sammen samlet ét sted. I denne artikel gennemgår vi, hvad modulet kan, og hvad det betyder i hverdagen på et bosted eller behandlingstilbud.

Hvorfor ligger vagtplanen bedst i journalsystemet?

De fleste bosteder og behandlingstilbud jonglerer i dag med flere systemer: ét til journalen, ét til medicin, ét til vagtplanen og måske et regneark til ferieønsker. Hvert ekstra system betyder ét login mere, ét sted mere hvor data skal holdes ved lige — og én mulighed mere for at planen på tavlen og planen i systemet ikke siger det samme.

Når vagtplanen ligger i samme system som journalen, forsvinder det dobbeltarbejde. Lederen lægger planen samme sted, som hun godkender handleplaner. Medarbejderen ser sine vagter samme sted, som han skriver journalnotater. Og når der sker ændringer, er der kun ét sted at rette dem.

Færre systemer betyder færre fejl — og mere tid til borgerne.

Hvad kan vagtplansmodulet i Validi?

Vagtplansmodulet er bygget til den virkelighed, døgntilbud og behandlingssteder kender. Kort fortalt kan I:

• Planlægge vagter med træk og slip — flyt en vagt fra én medarbejder til en anden med musen
• Se hele måneden på én gang — hvem er på arbejde hvornår, og hvor er hullerne?
• Oprette åbne vagter — udbyd en ledig vagt, som medarbejderne kan byde ind på
• Håndtere vagtbytter — medarbejdere kan bytte vagter indbyrdes, med fuld sporbarhed
• Registrere ferie og fravær — ferieønsker og sygdom ligger samme sted som planen

Alt sammen kører i browseren, ligesom resten af journalsystemet. Der er ingen app, der skal installeres, og ingen opdateringer, I selv skal holde styr på.

Månedsoverblik og planlægning med træk og slip

Vagtplanlægning er et puslespil: weekendvagter skal fordeles retfærdigt, nattevagter skal dækkes, og ingen må stå alene med en opgave, der kræver to. Månedsoverblikket viser hele billedet på én skærm, så I kan se skævheder, før de bliver til frustrationer.

Selve planlægningen foregår med træk og slip. Skal Mettes tirsdagsvagt flyttes til torsdag? Træk den derhen. Skal en vagt over på en kollega? Slip den på kollegaens række. Det lyder banalt — men for den, der lægger planen hver måned, er forskellen mellem klik-klik-klik og træk-og-slip mange timers arbejde over et år.

Vagtbytter uden sedler og beskedkæder

Alle, der har arbejdet i døgndrift, kender det: To kolleger aftaler et vagtbytte mundtligt, lederen får det aldrig at vide, og en nat står afdelingen pludselig med en anden bemanding end planlagt.

Vagtbytter håndteres direkte i systemet. Byttet registreres, planen opdateres, og der er fuld sporbarhed: Hvem byttede med hvem, og hvornår blev det aftalt? Det er den samme tankegang, som gælder i resten af systemet — alle handlinger logges automatisk, så I altid kan dokumentere, hvad der er sket. Det er guld værd ved tilsyn.

Åbne vagter: når I mangler en hånd

En åben vagt er en vagt, der endnu ikke har et navn på sig — for eksempel fordi en kollega er blevet syg, eller fordi der er brug for ekstra bemanding en helligdag. I stedet for at ringe rundt ned ad telefonlisten kan I oprette vagten som åben i vagtplanen, så medarbejderne selv kan se den og byde ind.

Det flytter arbejdet fra lederens telefon til medarbejdernes eget initiativ — og det giver de kolleger, der gerne vil have ekstra timer, en fair chance for at få dem.

Ferie og fravær registreres samme sted

Ferieønsker på papirlapper og sygemeldinger på telefonsvareren hører fortiden til. I vagtplansmodulet registreres ferie og fravær direkte i planen, så månedsoverblikket altid viser den reelle bemanding — ikke den teoretiske.

Det betyder også, at hviletidsreglerne bliver lettere at overholde i praksis. Arbejdsmiljøloven kræver som udgangspunkt mindst 11 timers sammenhængende hvile i døgnet, og med hele planen samlet ét sted kan I se med det samme, hvis et vagtbytte er ved at klemme en kollegas hviletid.

Hvad betyder det for borgerne?

Tag Anne, der bor på et socialpsykiatrisk bosted. For Anne er forudsigelighed ikke en luksus — det er en del af behandlingen. Hun har det bedst, når hun ved, hvem der møder ind i aften, og hvem der er der i weekenden.

Når vagtplanen ligger i samme system som Annes journal, kan personalet svare hende med sikkerhed i stemmen: "I aften kommer Peter, og i morgen tidlig er det Sofie." Ingen forbehold, ingen "det tror jeg nok". Og fordi ændringer registreres med det samme, oplever Anne færre af de overraskelser, der kan vælte en ellers god dag.

En gennemarbejdet vagtplan er med andre ord ikke kun et personalegode. Den er en stille, usynlig del af den ro og kontinuitet, som god behandling og godt bostedsarbejde bygger på.

Medarbejderdata er også personoplysninger

Én ting glemmes tit i snakken om vagtplaner: En vagtplan er personoplysninger. Den fortæller, hvem der arbejder hvor og hvornår — og fraværsregistreringer kan indeholde følsomme oplysninger som sygdom.

Derfor hører vagtplanen hjemme bag samme sikkerhed som resten af jeres data. Her ligger den bag jeres login med samme beskyttelse som journalerne: Data opbevares krypteret på servere i Europa, alle handlinger logges, og hver afdeling har sit eget lukkede rum. Det er en anden liga end et delt regneark eller en fotograferet tavle i personalerummet — og det er den standard, danske tilbud bør forvente.

Flere afdelinger? Én samlet planlægning

Driver I flere afdelinger eller tilbud, understøtter Validi det fra start. Hver afdeling har sin egen vagtplan med egne medarbejdere — men ledelsen kan administrere det hele fra ét sted. I slipper for at samle overblikket manuelt på tværs af filer og systemer, når I skal se den samlede bemanding.

Sådan kommer I i gang

Vagtplansmodulet aktiveres pr. klinik, så I selv bestemmer, om det skal være en del af jeres Validi. Bruger I allerede systemet, er det bare at sige til — så slår vi vagtplanen til for jeres afdelinger, og I kan lægge den første plan samme dag.

Er I ikke kunde endnu, er vagtplanen ét modul blandt mange: journal, medicinhåndtering, aftaler, fremmøde, dokumenter og handleplaner er samlet i samme system. I kan se hele paletten på oversigten over alle funktioner i journalsystemet — og læse hvordan kollegaen på nattevagt får glæde af systemet i indlægget om mørkt tema og tilgængelighed for nattevagter.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en åben vagt?

En åben vagt er en planlagt vagt uden navn på — typisk fordi en kollega er fraværende, eller fordi der er brug for ekstra bemanding. I vagtplansmodulet kan I oprette åbne vagter, som medarbejderne selv kan se og byde ind på, i stedet for at lederen skal ringe rundt.

Kan medarbejdere selv bytte vagter?

Ja. Vagtbytter håndteres direkte i vagtplansmodulet, så planen altid er opdateret, og byttet er dokumenteret. I beholder overblikket over, hvem der reelt er på arbejde — også når to kolleger har byttet indbyrdes.

Hvordan registrerer vi ferie og sygdom?

Ferie og fravær registreres direkte i vagtplanen. Det betyder, at månedsoverblikket altid viser den faktiske bemanding, og at ferieønsker ikke ligger i en separat mappe eller indbakke, men samme sted som resten af planlægningen.

Virker vagtplanen, hvis vi har flere afdelinger?

Ja. Hver afdeling har sin egen vagtplan med egne medarbejdere og indstillinger, og ledelsen kan administrere alle afdelinger fra ét sted. Det er samme princip som i resten af systemet, hvor hver afdeling har sit eget lukkede rum.

Er medarbejdernes oplysninger beskyttet?

Ja. Vagtplaner og fraværsregistreringer er personoplysninger og behandles med samme sikkerhed som journaldata: krypteret opbevaring, adgang bag login og fuld log over alle handlinger. Serverne står i Europa, og I ejer selv jeres data.

Skal vi bruge hele Validi for at få vagtplanen?

Vagtplanen er et modul, der aktiveres pr. klinik. Den er bygget til at spille sammen med journal, medicin og fremmøde — det er netop pointen, at det hele hænger sammen i ét system i stedet for at ligge spredt over flere.

Hvordan kommer vi i gang?

Bruger I allerede systemet, kontakter I os blot, så aktiverer vi vagtplansmodulet for jeres afdelinger. Er I ikke kunde endnu, starter I med en uforpligtende demo, hvor vi viser vagtplanen sammen med resten af systemet.

---

Vil I se vagtplansmodulet med jeres egen hverdag i tankerne? Book en uforpligtende demo via kontaktsiden på validi.eu — så viser vi, hvordan vagtplan, journal og medicin hænger sammen i ét system.