Socialfagligt journalsystem til socialområdet
Find de krav, arbejdsgange og priser, der er relevante, når I vælger journalsystem til socialområdet. Tag udgangspunkt i jeres tilbudstype, eller gå direkte til det emne, I vil undersøge.
Opret gratis demoGratis og uforpligtende · Ingen betalingsoplysninger
Hop til: Hvad er det? · Krav til systemet · Til hvilke tilbud? · Lovkrav · Sådan vælger I · Pris · Skift · FAQ
Hvad er et journalsystem?
Et journalsystem er den digitale platform, hvor et socialt eller sundhedsfagligt tilbud registrerer, opbevarer og deler oplysninger om de borgere, det arbejder med. Det samler journalnotater, medicin, handleplaner, dokumentation af indsats og adgangslog ét sted — og gør, at flere fagpersoner kan arbejde på det samme forløb uden at historikken går tabt.
Denne side gennemgår, hvad et journalsystem skal kunne på socialområdet, hvilke krav det skal leve op til, hvad det koster at skifte, og hvilke spørgsmål der er værd at stille en leverandør, inden I beslutter jer. Ordet journaliseringssystem bruges nogle steder om det samme.
Journalsystemer bruges over hele social- og sundhedsområdet, men de tre store kategorier løser vidt forskellige opgaver. Forskellen er værd at kende, før I læser leverandørernes materiale — et system bygget til den ene kategori passer sjældent til den anden.
EPJ — elektronisk patientjournal
Bruges i sygehusvæsenet og hos praktiserende læger. Bygget om behandling af sygdom: diagnoser, undersøgelser, henvisninger og medicinordination.
EOJ — elektronisk omsorgsjournal
Bruges i den kommunale pleje og hjemmepleje. Bygget om visiterede ydelser, besøg og funktionsevne.
Journalsystem til sociale tilbud
Bruges på bosteder, opholdssteder, i socialpsykiatri og rusmiddelbehandling. Bygget om indsats og progression: mål, handleplaner, daglige observationer og dokumentation af, hvad der faktisk er leveret.
De tre deler krav til sikkerhed og sporbarhed, men de dokumenterer forskellige ting. Skal I dokumentere en social indsats over for kommune og tilsyn, er det den tredje kategori, I skal se på.
Hvad et journalsystem skal kunne
Listen her er skrevet som en kravspecifikation, I kan tage med til en hvilken som helst leverandør — ikke som en beskrivelse af ét bestemt system. Punkterne er dem, der erfaringsmæssigt gør forskellen i den daglige drift.
Journalnotat med versionshistorik
Hvem skrev hvad hvornår — og hvad blev rettet siden. Uden versionshistorik kan I ikke dokumentere et forløb bagudrettet.
Medicinhåndtering
Opslag i en godkendt lægemiddelkilde, PN-historik og et medicinkort, der kan læses under en travl aftenvagt.
Handleplaner med mål og opfølgning
Så indsats og resultat hænger sammen i systemet i stedet for i et regneark ved siden af.
Progression og effektmåling
Udvikling skal kunne vises over tid — både når det går fremad, og når det ikke gør.
Adgangsstyring og audit trail
Hvem har set hvilken borgers oplysninger. Det er både et sikkerhedskrav og det, der gør en aktindsigt til en overkommelig opgave.
Sikker kommunikation
Med borger, pårørende og samarbejdspartnere — uden at følsomme oplysninger ender i en almindelig indbakke.
Vagtplan og tidsregistrering
Kun relevant, hvis det skal erstatte et system, I betaler for i forvejen. Men så sparer det til gengæld dobbeltindtastning.
Dataudtræk i åbent format
Den funktion, ingen tænker på, før dagen hvor I skal skifte. Bed om at se et faktisk udtræk, ikke en beskrivelse af, at det kan lade sig gøre.
Dansk eller europæisk hosting med databehandleraftale
Behandling af følsomme personoplysninger stiller krav til, hvor og under hvilke betingelser data ligger.
Journalsystem til de forskellige tilbudstyper
Kravene til dokumentation er ikke ens på tværs af socialområdet. Fire tilbudstyper, og hvad der typisk adskiller dem:
Journalsystem til bosteder
På et bosted er dagbogsnotatet og fælles overblik over huset det bærende. Vagtskifte, medicin, aftaler og observationer skal kunne læses hurtigt af den, der møder ind. Læs mere om vagtplan i journalsystemet på bosteder.
Journalsystem til socialpsykiatri
Her fylder handleplanen og den langsomme progression mest. Mål skal kunne følges over måneder, og små ændringer skal kunne ses i sammenhæng. Læs om digitale handleplaner i socialpsykiatri.
Journalsystem til opholdssteder
Opholdssteder dokumenterer både den pædagogiske indsats og den praktiske hverdag, og er samtidig under tæt tilsyn. Sporbarhed og fuldstændighed vejer tungere end antallet af funktioner.
Journalsystem til rusmiddelbehandling
Behandlingsforløb, medicin og effektdokumentation skal hænge sammen, og resultaterne skal kunne vises til den kommune, der har henvist. Læs om effektmåling i rusmiddelbehandling.
Plejehjem · Plejecentre · Friplejehjem
Saml beboernes journal og den daglige drift
Fra dagens første observation til næste vagt: se Validi til dokumentation, medicinhåndtering og AI-udkast, som medarbejderen gennemgår og godkender.
Se Validi til plejehjem →Prøv hverdagens opgaver
Gå på opdagelse i journal, medicin og vagtplan med fiktive data. Se, hvordan Validi passer til medarbejdernes arbejde.
Prøv demoen gratis →Se, hvad Validi koster
Få overblik over abonnement, medarbejdere og forbrug. Brug de offentlige priser til at lægge budget for jeres plejehjem.
Se priserne →Planlæg jeres systemskifte
Gennemgå journaler, afdelinger og integrationsbehov med os. Aftal dataflytning, oplæring og en plan for overgangen.
Tal med os om skiftet →Gratis og uforpligtende · Ingen betalingsoplysninger
FSIII bygges lige nu ind i demoen og bliver indarbejdet i produktionen, når plejehjem kommer på Validi. Omfang og ibrugtagning aftaler vi med jer.
Lovkrav og dokumentationskrav
Et journalsystem skal understøtte de krav, I i forvejen er underlagt — det fritager jer ikke for dem. De fem områder herunder er dem, systemvalget faktisk påvirker:
Pligten til at lægge en plan for indsatsen og følge op på den. Systemet skal kunne vise mål, indsats og opfølgning i sammenhæng.
Journalføringspligten for autoriserede sundhedspersoner, hvis I har sygeplejersker eller andre autoriserede ansat. Kravene til hvad og hvornår der skal føres journal gælder uændret i et digitalt system.
Databeskyttelsesforordningen (GDPR). Helbredsoplysninger er følsomme personoplysninger, og det stiller krav til adgangsstyring, logning, sletning og databehandleraftale. Vi har skrevet mere om GDPR i et journalsystem.
Socialtilsynets krav til dokumentation. Tilsynet ser på, om indsatsen er beskrevet og fulgt op — ikke på hvilket system I bruger, men systemet afgør, hvor let det er at vise.
De fælleskommunale KKR-krav, når kommunen køber pladsen. Læs om KKR-krav til journalsystemer.
Nye lovkrav på området bygges ind løbende. Spørg leverandøren, hvordan de håndterer ændringer i regler — og om det koster ekstra.
Sådan vælger I journalsystem: syv trin
Rækkefølgen er ikke tilfældig. De fleste tilbud, der fortryder et systemvalg, sprang trin 4, 5 eller 7 over.
Kortlæg, hvad I bruger i dag
Alle systemer, regneark og papirgange — og hvad hvert af dem koster jer om året. Det er tallet, et nyt system skal måles imod.
Skriv ned, hvad I faktisk skal kunne dokumentere
Tag udgangspunkt i kommunens bestilling og seneste tilsynsrapport, ikke i leverandørernes funktionslister.
Afklar, hvem der skal bruge det
Et system, aftenvagten ikke kan finde ud af, bliver ikke brugt — uanset hvor godt det ser ud i en demo.
Bed om priser på skrift
Inklusive opstart, oplæring, support og hvad fremtidige moduler koster. Bed om at få prisreguleringen med.
Spørg, hvordan I får jeres data ud igen
I hvilket format, hvor lang tid det tager, og hvad det koster. Få svaret skriftligt.
Kør en prøveperiode med rigtige forløb
Med de medarbejdere, der skal bruge systemet til daglig — ikke kun med ledelsen.
Læs licensvilkårene, før I skriver under
Særligt afsnittene om ejerskab, opsigelse og hvad der sker med jeres data, hvis leverandøren skifter hænder.
Hvad koster et journalsystem?
Priserne i markedet følger tre modeller: pr. bruger, pr. borger eller en fast licens uafhængigt af antal. Hvilken model der er billigst for jer, afhænger helt af forholdet mellem medarbejdere og pladser — et lille bosted med mange deltidsansatte og et stort tilbud med få fuldtidsansatte får vidt forskellige regnestykker ud af den samme prisliste.
Den største forskel mellem tilbud ligger sjældent i selve prisen, men i hvad der er inkluderet: opstart, dataflytning, oplæring, support og de moduler, I opdager at I mangler efter et halvt år. Vi har sammenlignet fire danske systemer med offentlige priser, og forskellen var større end ventet.
Sådan skifter I journalsystem uden at miste historik
Selve dataflytningen tager typisk dage, ikke måneder. Det er opsætning og oplæring, der tager tid. Regn med en periode, hvor det gamle system stadig er tilgængeligt som opslagsværk, og aftal på forhånd, hvor længe I har adgang til det.
Det afgørende spørgsmål er, om jeres nuværende leverandør kan levere et fuldstændigt udtræk — borgere, journaler, dokumenter og historik — i et format, der kan læses ind andre steder. Læs mere om at skifte journalsystem og få data sikkert ud.
Delt drift eller dedikeret server?
Validi tilbydes i delt drift og som Enterprise på en dedikeret server i Danmark eller EU. I begge løsninger står Indee ApS for servere, sikkerhed, backup og vedligeholdelse. I arbejder i browseren og kan eksportere jeres data. Kildekode og program overdrages ikke til kunden eller en anden leverandør til selvstændig drift.
Fra bestilling til faglig opfølgning
- Saml afgørelse, bestilling og borgerens egne ønsker, så medarbejderne kender opgaven og dens afgrænsning.
- Omsæt opgaven til konkrete mål og aftaler. Beskriv hvem der gør hvad, og hvornår I følger op.
- Registrér observationer og gennemførte indsatser løbende. Hold faktiske hændelser, borgerens udsagn og faglige overvejelser adskilt.
- Saml dokumentationen til opfølgning med borgeren og kommunen. Vis udviklingen og forklar, hvad der skal ændres i indsatsen.
Krav og ansvar i dokumentationen
Kravene afhænger af tilbuddet og de opgaver, I udfører. En kommunal handleplan efter §141 og tilbuddets daglige arbejdsplan er ikke samme dokument. Se serviceloven og få afklaret, hvilke oplysninger jeres bestilling kræver. VUM og FFB bør gennemgås som konkrete felter og arbejdsgange i en demo; de er ikke i sig selv bevis på en bestemt integration.
Ved sundhedsfaglige opgaver gælder relevante journalføringsregler. Afklar også dataansvar og databehandling, adgange og opbevaring før opstart.
Fra observation til mål i handleplanen
Et mål skal kunne bruges i hverdagen. Validi kan foreslå delmål, som medarbejderen tager stilling til, retter og godkender. AI-assisteret indhold markeres og indgår i versionshistorikken. AI’en træffer ingen beslutninger om borgeren.
Pris og det, der følger med
Delt drift har en fast pris pr. klinik og pr. medarbejder. Regn både abonnement og jeres forventede forbrug med i budgettet.
Delt drift
199 kr./md. pr. klinik
+ 96 kr. pr. medarbejder/md.
Ekskl. moms. SMS, CPR-opslag, tale-til-tekst og AI afregnes efter forbrug. Et klinik-mobilnummer har en særskilt månedspris. Se alle satser i prislisten.
- Alt i Validi, ubegrænsede borgere
- Vagtplan inkl. lovpligtig tidsregistrering
- HR med MUS og APV
- Værelser til døgn- og botilbud
- Fri, fuld eksport — altid
- Ingen binding
- Dansk support
Har I brug for en dedikeret server, som Indee ApS drifter og vedligeholder? Se Enterprise med offentlige etablerings- og driftspriser.
Et systemskift i fire trin
Afgræns det, der skal med
Lav en liste over journaler, bilag, planer og historik. Afklar opbevaring, adgang og behovet for fortsat opslag i det gamle system.
Kontrollér et prøveudtræk
Aftal eksportformatet med den nuværende leverandør. Kontrollér sammenhæng mellem borgere, notater, datoer og bilag, før I fastlægger omfanget.
Afprøv jeres arbejdsdag
Gennemgå et fiktivt forløb med medarbejdere fra relevante faggrupper. Kontrollér rettigheder, rettelser, rapporter og eksport; aftal oplæring og ansvar.
Godkend overgangen
Aftal slutudtræk, overgangsdato og en plan, hvis noget forsinkes. Kontrollér datamængder og udvalgte forløb, og få en ansvarlig til at godkende resultatet.
Migreringens omfang og økonomi aftales før start. Enterprise-pakkerne inkluderer migrering som beskrevet i prislisten; fast pris forudsætter data i aftalt eksportformat. Afvigelser prissættes på forhånd. Læs også om systemskift og eksport.
Prøv arbejdsgangene i din egen demoklinik
Vælg kliniktype, og gå på opdagelse i journaler, medicin, vagtplan og HR med fiktive borgere og medarbejdere. Prøv arbejdsgangene, før I beslutter jer.
Opret gratis demoGratis og uforpligtende · Ingen betalingsoplysninger
Ofte stillede spørgsmål om journalsystemer
- Hvad er forskellen på et journalsystem og en elektronisk patientjournal?
- En elektronisk patientjournal (EPJ) bruges i sygehusvæsenet og er bygget om behandling af sygdom: diagnoser, undersøgelser og ordinationer. Et journalsystem til sociale tilbud er bygget om indsats og progression: handleplaner, mål, daglige observationer og dokumentation af, hvad der er leveret. De to systemtyper deler krav til sikkerhed og sporbarhed, men de dokumenterer forskellige ting, og et EPJ-system passer sjældent til et bosted.
- Hvilke krav stiller kommunen til vores dokumentation?
- Kommunen køber en indsats og vil kunne se, at den er leveret. I praksis betyder det, at systemet skal kunne vise planens mål, hvad der er gjort for at nå dem, og hvordan det er gået. Dertil kommer de fælleskommunale KKR-krav om blandt andet sporbarhed og dataudveksling. Kravene formuleres forskelligt fra kommune til kommune, så tag udgangspunkt i jeres egen bestilling frem for i en generel liste.
- Hvor lang tid tager det at skifte journalsystem?
- Selve dataflytningen tager typisk dage. Det er opsætning, tilretning og oplæring, der tager tid — regn med uger, ikke måneder, hvis leverandøren har prøvet det før. Sørg for at have adgang til det gamle system som opslagsværk i en periode efter skiftet, og få aftalt på skrift, hvor længe den adgang varer.
- Kan vi få vores data ud, hvis vi vil skifte igen?
- Det bør være et krav, ikke et spørgsmål. Bed om at se et faktisk eksportudtræk i et åbent format, før I skriver under — ikke en beskrivelse af, at det kan lade sig gøre. Spørg også, hvad udtrækket koster, og hvor lang varsel leverandøren skal have.
- Hvad koster et journalsystem?
- Priserne følger tre modeller: pr. bruger, pr. borger eller en fast licens. Hvilken der er billigst, afhænger af forholdet mellem antal medarbejdere og antal pladser. Hovedparten af forskellen mellem to tilbud ligger typisk i, hvad der er inkluderet — opstart, dataflytning, oplæring og support — frem for i selve månedsprisen.
- Skal journalsystemet hostes i Danmark?
- Der er ikke et ubetinget krav om dansk hosting, men behandling af følsomme personoplysninger stiller krav til, hvor og under hvilke betingelser data opbevares, og en databehandleraftale er obligatorisk. Dansk eller europæisk hosting gør det enklere at dokumentere, at kravene er opfyldt.