← Journalsystem

Journalsystem til opholdssteder

Et opholdssted dokumenterer to ting på én gang: den pædagogiske indsats, og den helt almindelige hverdag med skole, aftaler og familie. Og det gør det under tættere tilsyn end de fleste andre tilbud. Et journalsystem til opholdssteder skal derfor først og fremmest gøre det let at være fuldstændig — det er sjældent kvaliteten af det enkelte notat, der udløser et påbud, men huller i dokumentationen.

Herunder står, hvad dokumentationen skal kunne, hvor den typisk svigter, og hvad der er værd at spørge om, inden I vælger.

Hvad dokumentationen på et opholdssted skal kunne

  • Pædagogisk dokumentation der hænger sammen med målene

    Det, I gør i hverdagen, skal kunne kobles til det, der står i planen — ellers kan indsatsen ikke vises.

  • Hverdagen omkring den unge

    Skole, fritid, aftaler og kontakt med familie hører med til dokumentationen af et anbringelsesforløb.

  • Registrering af magtanvendelse

    Struktureret, med det samme, og til at finde igen. Det er et af de områder, tilsynet ser nøje på.

  • Fuldstændighed frem for funktioner

    Kan systemet vise, at der er skrevet i hele perioden, er halvdelen af et tilsyn besvaret på forhånd.

  • Sporbarhed på hvem der skrev hvad

    Med mange medarbejdere og vikarer omkring den samme unge skal det kunne ses, hvem der har dokumenteret og set hvad.

  • Adgang der er snæver nok

    Oplysninger om en anbragt ung må kun være tilgængelige for dem, der har brug for dem.

Tre steder det typisk går galt

  • Dokumentationen samles op før tilsynet. Så bliver den skrevet bagudrettet, og det kan ses. Et system, der gør den løbende registrering hurtig, er den eneste holdbare løsning.

  • Skole og familie står uden for journalen. Så mangler halvdelen af den unges hverdag i den dokumentation, kommunen læser.

  • Ingen ved, hvad der mangler. Uden et overblik over, hvor der ikke er skrevet, opdager man først hullerne, når nogen udefra leder efter dem.

Sådan ser det ud i Validi

Journal, handleplaner, medicin og værelsesoverblik ligger samme sted, og alt hvad der skrives, bærer versionshistorik med hvem og hvornår. Fordi vagtplan og fremmøde er i samme system, kan dokumentationen kobles til, hvem der faktisk var på arbejde. AI'en kan skrive udkast ud fra den unges egne data — men den vurderer ikke og afgør ikke; det gør fagpersonen, og det markeres.

Er I underlagt kommunale krav til dokumentation og dataudveksling, gennemgår vi dem i KKR-krav til journalsystemer.

Vil I se det i praksis?

Vi viser gerne Validi på jeres egne arbejdsgange i stedet for på en demokonto — så kan I se, om det passer til den måde, I allerede arbejder på.

Book en gennemgang

Ofte stillede spørgsmål om journalsystem til opholdssteder

Hvad kigger socialtilsynet efter i dokumentationen?
Kort sagt: at indsatsen er beskrevet, at der er fulgt op, og at der ikke er huller i perioden. Tilsynet interesserer sig ikke for, hvilket system I bruger — men systemet afgør, hvor let det er at vise det hele frem uden at lede.
Kan vi se, hvor der mangler dokumentation?
Det bør I kunne. Bed om at se, hvordan systemet viser en periode uden notater på en ung — det er den funktion, der gør forskellen mellem at opdage et hul selv og at få det påpeget udefra.
Hvordan håndteres oplysninger om søskende og familie?
Oplysninger om andre end den unge selv skal kunne dokumenteres, hvor de hører til, og være omfattet af den samme adgangsstyring. Spørg konkret ind til, hvordan systemet afgrænser det — det er et sted, hvor generisk software ofte er for løs.

Kravene til dokumentation er ikke ens på tværs af socialområdet. Fire tilbudstyper, og hvad der typisk adskiller dem:

Journalsystem: hvad det er, hvad det skal kunne, og hvordan I vælger →