Skift journalsystem: tjekliste til eksport og sikker overgang

Et skift af journalsystem kræver en aftale om dataeksport, en afprøvet import og en plan for medarbejdernes overgang. Start med at få et prøveudtræk og undersøge, hvad der faktisk kan flyttes. En liste over systemnavne er ikke dokumentation for, at alle oplysninger fra jeres installation kan overføres.

Guiden er skrevet af Validi til ledere og faglige koordinatorer i sociale tilbud og behandlingsklinikker. Den hjælper jer med at afklare omfang, ansvar og godkendelse, før I fastsætter en overgangsdato.

Skift journalsystem i seks trin

1. Kortlæg det, I bruger i dag. Medtag journaler, bilag, medicinoplysninger, handleplaner, aftaler og eventuelle sideløbende regneark. Udpeg en faglig ansvarlig for kontrollen.
2. Afklar eksporten med den nuværende leverandør. Bed om indhold, format, pris, frister og adgang til det gamle system på skrift.
3. Få et prøveudtræk vurderet. Aftal sikker overførsel og databehandling først. Undersøg derefter, hvordan notater, bilag og historik kan indlæses.
4. Gennemfør en prøveimport. Sammenlign antal og indhold, og stikprøv både enkle og komplekse forløb. Registrér mangler og aftal, hvordan de håndteres.
5. Planlæg oplæring og overgangen. Aftal, hvor nye notater skrives, hvornår et sidste udtræk tages, og hvem der håndterer spørgsmål på første arbejdsdag.
6. Godkend resultatet og afslut ordentligt. Gem dokumentation for kontrollen. Afklar fortsat adgang, opbevaring og sletning med den tidligere leverandør.

Hvad skal en dataeksport indeholde?

Bed om en oversigt over datatyperne og deres indbyrdes sammenhæng. Et udtræk med mange filer kan stadig være svært at anvende, hvis I ikke kan se, hvilken borger et bilag tilhører, eller hvem der skrev et notat.

Afklar særskilt, hvad der kan flyttes som redigerbare oplysninger, hvad der bliver et læsbart arkiv, og hvad der ikke findes i udtrækket. En PDF kan være nyttig som dokumentation, men er ikke det samme som data, der kan anvendes direkte i det nye systems felter.

Fra Sensum One, Danjournal, Nexus eller et andet system

Uanset om I bruger Sensum One, Danjournal, Nexus, NOVAX, Cura, CitizenOne eller Planner4You, bør vurderingen tage udgangspunkt i jeres konkrete eksport. Indholdet kan afhænge af version, tilkøb og aftale med leverandøren.

Før en flytning til Validi skal omfang og importmuligheder afklares. Beskriv det nuværende system, de afdelinger der skal med, og de datatyper I har brug for. Send ikke journalmateriale i en almindelig kontaktformular. Aftal først, hvordan et prøveudtræk kan deles forsvarligt.

Bruger I Sensum One, kan I også bruge vores købsguide til et alternativ til Sensum One. Den hjælper med at sammenholde arbejdsgange, økonomi og overgang. En guide eller demo erstatter ikke gennemgangen af jeres data.

GDPR, dataudlevering og leverandøraftalen

GDPR artikel 28, stk. 3, litra g, kræver, at databehandleraftalen regulerer sletning eller tilbagelevering af personoplysninger efter den dataansvarliges valg ved ophør. Der er en undtagelse, hvis lovgivning kræver fortsat opbevaring. Se forordningsteksten i bilaget til databeskyttelsesloven.

Bestemmelsen fastlægger ikke alene alle praktiske vilkår for et systemskifte. Aftal eksportformat, dokumentation, frister og omkostninger konkret. Undgå at sidestille borgerens individuelle rettigheder med organisationens aftale om at flytte et helt journalsystem.

EU's Data Act indeholder desuden regler om skift mellem databehandlingstjenester. Om og hvordan de gælder for jeres løsning, skal afklares konkret. EU-Kommissionen beskriver, at skiftegebyrer udfases frem mod 12. januar 2027, med mulighed for omkostningsbaserede gebyrer i overgangsperioden. Det er derfor for bredt at love, at ethvert systemskifte allerede er gratis. Se Kommissionens forklaring af Data Act.

Sådan kontrollerer I, at historikken er brugbar

En optælling er et første kontrolpunkt, ikke en fuldstændig godkendelse. Samme antal notater i to systemer fortæller ikke, om datoer, forfattere og bilag er koblet korrekt.

Aftal en kontrol med repræsentative forløb: et aktivt og et afsluttet forløb, et med mange bilag og et med rettelser eller længere historik. Kontrollér, at den faglige sammenhæng kan læses. Lad den ansvarlige for medicinoplysninger afklare og kontrollere disse særskilt, før de anvendes i driften.

Notér afvigelser, ansvarlig person og beslutning om udbedring eller arkivløsning. Et kritisk hul skal håndteres, før den berørte arbejdsgang flyttes. Det er denne kontrol og aftalte godkendelse, der giver grundlag for at gå videre.

Hvad koster skiftet, og hvor lang tid tager det?

Det afhænger blandt andet af eksportens kvalitet, antal datatyper, tilpasninger, oplæring og behovet for adgang til det gamle system. Bed om et samlet overblik over eksport, import, etablering, abonnement og eventuel overlapperiode.

Validis prisliste og beregner viser de aktuelle abonnementsvilkår. Migreringens omfang og vilkår skal afklares særskilt; se også etableringspakkerne til Enterprise. Det er ikke et generelt løfte om gratis migrering til alle driftsmodeller.

En overgangsdato bør bygge på prøveudtræk, kontrol og medarbejdernes oplæring. Vi angiver ikke en standardfrist eller et bestemt antal arbejdstimer, som skulle gælde for alle organisationer.

Afprøv hverdagen før I beslutter jer

Prøv Validi gratis med fiktive data. Lad medarbejdere gennemgå et notat, finde en handleplan og undersøge overblikket ved vagtskifte. Se journalsystem til bosteder og botilbud eller journalsystem til rusmiddelbehandling, alt efter jeres tilbudstype.

Når I vil undersøge en konkret flytning, kan I kontakte Validi om omfang og prøveudtræk. Beskriv jeres behov uden at vedhæfte borgeroplysninger.

Ofte stillede spørgsmål om skift af journalsystem

Kan vi få alle gamle journalnotater med?

Det skal undersøges i det konkrete udtræk. Aftal, hvilke perioder, felter, rettelser og bilag der skal bevares, og hvordan de skal kunne læses i det nye system. Prøveimport og stikprøver skal vise resultatet, før I godkender. Hvis noget ikke kan indlæses direkte, skal I aftale en anvendelig arkivløsning eller anden håndtering.

Kan vi bruge to journalsystemer i overgangsperioden?

Det kan indgå i planen, hvis aftaler og adgang understøtter det. Beslut tydeligt, hvor nye notater registreres, og hvordan ændringer efter første udtræk håndteres. To systemer uden en klar arbejdsdeling kan give manglende eller dobbelte registreringer. Aftal også ansvar, omkostninger og slutdato for overgangsadgangen, før I starter, så medarbejderne ved, hvilket system de skal bruge.

Hvad gør vi, hvis dataudleveringen bliver vanskelig?

Bed leverandøren præcisere indhold, format, pris og frist skriftligt, og sammenhold svaret med kontrakten og databehandleraftalen. Inddrag organisationens ansvarlige for databeskyttelse eller juridisk rådgivning ved uenighed. En praktisk forsinkelse eller uenighed om et filformat dokumenterer ikke i sig selv et lovbrud. Afklar problemet konkret, før I beslutter næste skridt.

Er migrering til Validi altid gratis?

Nej, det bør ikke antages på tværs af driftsmodeller og datagrundlag. De offentliggjorte etableringspakker beskriver, hvad der er inkluderet, og hvilke forudsætninger der gælder for eksportformat og omfang. Få den konkrete opgave afklaret skriftligt. Brug prislisten til abonnement og forbrug, og hold disse poster adskilt fra eksport, etablering og særlige migreringsopgaver i budgettet.